Gå rett til det du lurer på

Trykk på Administrasjon nederst i hovedmenyen, for å begynne å sette opp FRIDA+ som administrator.

På denne siden finner du alle emner som kan settes opp. Den ser slik ut. Nedenfor har vi forklart alle stegene du trenger å gjøre for å sette opp FRIDA+ slik at den passer din organisasjon med deres behov.

Organisasjon

Det første du bør gjøre er å kontrollere og eventuelt korrigere informasjon om egen organisasjon.

Tjenestegruppe

Det neste du må gjøre er å definere de tjenestegrupper og -typer dere har behov for. Det kan være en-til-en-oppdrag, aktiviteter dere har på frivilligsentralen eller arrangement dere administrerer.

I tillegg anbefaler vi at dere oppretter en tjenestegruppe for fravær og en for administrative oppgaver.

  • Gruppen for fravær er for de frivillige. Navnet på tjenestegruppene bestemmer dere selv, men alle tjenestetypene dere legge inn i gruppen skal ha kategori Tilgjengelighet. Her kan dere ha tjenestetyper som ferie, pause o.l. Når den frivillige registrerer fravær i sin kalender gir personen samtidig systemet beskjed om at hen ikke er tilgjengelig for oppdrag.

  • Administrative oppgaver er for dere på frivilligsentralen. Her kan man ha tjenestetyper som møter, kurs o.l. Det viktige her er at alle tjenestetypene får kategorien «Administrativt». Det kan opprettes flere tjenestegrupper om ønskelig. Ett annet eksempel på administrativ tjenestegruppe kan være utleie av rom, der hvert rom legges inn som tjenestetype med kategori «Administrativt».

Slik registrerer du tjenestegrupper og -typer

Først oppretter du en ny tjenestegruppe:

  1. Velg Administrasjon og så Tjenestegruppe fra menyen

  2. Trykk knappen Opprett tjenestegruppe

  3. Gi gruppen et navn, en god beskrivelse og velg visningsfarge for kalenderen.

Det neste du skal gjøre er å opprette en eller flere tjenestetyper tilhørende gruppen. Tjenestetyper er de forskjellige tjenestene de frivillige leverer, eller de aktivitetene dere arrangerer på frivilligsentralen.

  1. Trykk Vis Tjenestetyper og så Ny tjenestetype.

    Da får du opp dette vinduet.

  2. Skriv inn informasjon om tjenesten. Gi tjenestetypen et Navn og en Beskrivelse.

  3. Dersom de frivillige skal påminnes om oppdraget på SMS eller e-post velger du «Ja» til varsling. Skriv inn teksten du vil sende i varslingstekst og angi hvor mange timer på forhånd de skal varsles.

  4. Velg en kategori:

    1. Administrativt: for intern bruk/ansatte

    2. Aktivitet: Aktiviteter som arrangeres av frivilligsentralen

    3. Arrangement: Arrangement som administreres av frivilligsentralen

    4. Oppdrag: En-til-en-oppdrag mellom bruker og frivillig

    5. Tilgjengelighet: For frivilliges fravær

  5. Trykk på Vises for for å bestemme hvilke grupper som skal se de forskjellige aktiviteter og arrangement i sin kalender:

    1. Alle FRIDA: Vises for alle i FRIDA+

    2. Alle offentlig: Vises også i FRIDA Public for de som benytter den

    3. Kun de frivillige: Aktiviteter som kun gjelder frivillige

    4. Kun involverte frivillige: Aktiviteten vises kun for de frivillige som har oppgaver tilknyttet aktivitet eller arrangement

  6. Du bestemmer hvilke grupper som skal se de forskjellige aktiviteter og arrangement i sin kalender ved å trykke på Vises for:

    1. Alle FRIDA: Vises for alle i FRIDA+

    2. Alle offentlig: Vises også i FRIDA Public, for de som benytter den

    3. Kun de frivillige: Aktiviteter som kun gjelder frivillige

    4. Kun involverte frivillige: Aktiviteten vises kun for de frivillige som har oppgaver tilknyttet aktivitet eller arrangement

  7. Krav til frivillig: Du kan sette krav til at frivillige må ha gjennomført et eller flere kurs eller kriterier for at de skal kunne melde seg på tjenesten. Et eksempel på kan være at den frivillige må ha gjennomført grunnleggende kurs om demens, som vist i bildet nedenfor. Du kan opprette og redigere kravene for din organisasjon i sjekkpunkter-menyen.

  8. Du kan legge til et eller flere vedlegg på tjenestegruppen og tjenestetypen. Disse vedleggene, gjerne instrukser eller huskelister, vil bli tilgjengelig for den frivillige når han knyttes til en oppgave. For å gjøre det trykker du på Legg til vedlegg.

Brukeridenter

Når tjenestegrupper og -typer er registrert, kan du slippe til alle brukergrupper. Man må først registrere brukeridenter og tildele de en brukerrolle.

For rollene frivillig, bruker (tjenestemottaker) og pårørende må man registrere tilleggsinformasjon tilknyttet rollen. For disse rollene kan det også legges inn vedlegg (dokumenter), slik som taushetserklæring, samtykkeerklæring, CV, attester og annet.

Det er mulig å være registrert med brukerroller i flere frivilligsentraler, og ha flere roller for hver frivilligsentral. Dersom brukeridenten allerede er registrert i en frivilligsentral får du beskjed om det ved validering av brukeridenten. Det anbefales å benytte mobilnummer som brukerident, da dette er unikt for hver person. Dersom brukeridenten allerede eksisterer får du beskjed du det.

Legg til en ny brukerident

Trykk på Opprett ny brukerident.

En boks dukker opp på skjermen. Den veileder deg gjennom stegene som trengs for å registrere en ny brukerident:

  1. Skriv inn mobilnummer til brukeridenten (anbefalt). Trykk på Valider brukerident.

  2. Fyll ut feltene for navn, adresse, og telefon eller e-post.

  3. Tildel en brukerrolle til brukeridenten. Les mer om de ulike rollene under.

    1. Administrator

    2. Frivillig

    3. Koordinator (telefonvakt)

    4. Pårørende

    5. Bruker (Tjenestemottaker)

Administrator

Her vil det komme tekst i fremtiden.

Frivillig

Ved registrering av brukerrollen Frivillig må det legges inn tilleggsinformasjon og eventuelt legges til vedlegg slik som attester og erklæringer.

Administrator, eller den frivillige selv, kan legge til Interesser, det betyr hvilke tjenestetyper den frivillige er interessert i å bidra på. Den frivillige kan når som helst selv justere interessene sine. Administrator har mulighet for å markere enkelte interesser som ikke prioritert, noe som medfører at den frivillige ikke blir foreslått ved bemanning av oppdrag.

I tillegg kan administrator registrere varsling- og påminnelsesmetode og tilgjengelighet, eller overlate til den frivillige selv å registrere dette.

Koordinator

Her kommer det mer informasjon.

Pårørende

Når du har valgt rollen pårørende får du opp dette vinduet. Den pårørende kan få varsel dersom oppdrag ikke blir bemannet innen ønsket frist. Varslingsmetode registreres av administrator eller av den pårørende selv.

Når du velger rollen som pårørende får skal du registrerer hvilken bruker som brukeridentet er pårørende for. Trykk på knappen som vist på bildet for å søke etter bruker.

Du får opp en boks hvor du kan søke etter bruker som den pårørende skal tilknyttes. Trykk på navnet. En brukerident kan være pårørende for flere brukere.

Skriv inn hvilken relasjon den pårørende har til brukeren. Husk å lagre.

Bruker (Tjenestemottaker)

Alle som skal motta en-til-en-oppdrag fra frivilligsentralen må registreres med rollen som bruker. De kan da logge seg inn i FRIDA+.

For å opprette en ny bruker følger du veiledningen i legg til ny brukerident. Velg rollen Bruker. Deretter registrerer du relevant informasjon tilknyttet brukeren og laster opp vedlegg om det er ønskelig.

Dere kan ha brukere som ikke er en person. Velg da kjønn: Ikke relevant.

Du kan registrere eventuell kontaktperson og hvilke tjenester brukeren er interessert i å få hjelp til. Interesser er kun veiledende og begrenser ikke hva brukeren kan anmode om hjelp til. Informasjon om Kontaktperson redigerer du i fanen øverst, med samme navn.

Fanen Tjenester viser alle kommende oppdrag for brukeren. Her har administrator mulighet for å avlyse oppdrag etter beskjed fra bruker.

Om du glemmer å lagre har du mulighet for å legge til informasjonen i ettertid. Da trykker du på fanen Brukerinformasjon må registreres! og trykker på blyant-symbolet foran brukerens navn.

Registreringsskjema frivillige

I FRIDA+ tilbys det et ferdig registreringsskjema som kan brukes for å rekruttere nye frivillige. Dette skjemaet kan lenkes til fra for eksempel en nettside eller sosiale medier. Det finnes også et tilsvarende skjema for å sende inn behov for tjenester.

Innholdet i registreringsskjemaet kan endres av frivilligsentralen. Dette gjelder informasjonsteksten, illustrasjon, interesseområder og opptil to egendefinerte samtykker.

Ved å trykke knappen Vis registreringsskjema øverst til høyre får du se resultatet. Kopiere lenken fra nettleserens adressefelt for å legge den til på hjemmesiden, Facebook eller lignende.

Slik kan registreringsskjemaet se ut for en ny frivillig:

Yrkesstatus

I Yrkesstatus kan du legge til, slette og registrere yrkesstatus som kan benyttes ved registrering av frivillige, om du ønsker det. Dette er ikke et krav.

Trykk på Legg til status for å legge til en ny yrkesstatus.

For å slette en eller flere, markerer du sjekkboksen på de radene du ønsker og trykker på Slett.

Geografi

Geografi benyttes for å finne frivillige til en tjeneste innenfor et bestemt område. Dersom geografi ikke fylles ut, betyr det alle områder.

Prosjekt

Om du ønsker å samle statistikk tilknyttet områder dere jobber i, kan du definere prosjekter i FRIDA+. Tjenester som frivilligsentralen utfører kan knyttes til prosjekt.

Samarbeidspartnere

Du kan holde oversikten over samarbeidspartnere med kontaktpersoner i FRIDA+. Trykk på Legg til samarbeidspartner for å fylle ut informasjon om en ny samarbeidspartner.

Dokumenter

I dokumenter får du en oversikt over alle dokumenter som er lagt inn, tilknyttet personer og tjenester. Trykk på filnavnet for å laste ned dokumentet.

Sendte meldinger

I sendte meldinger har du en oversikt over alle SMS-er og e-poster som er sendt. Du kan søke etter meldinger øverst på siden.

FRIDA+ er basert på at det sendes meldinger ved hendelser, enten via e-post eller SMS. Eksempel på hendelser er forespørsel om nytt passord, automatisk melding til frivillige ved forespørsel om og endring av oppdrag, og til pårørende ved manglende bemanning av oppdrag. I tillegg til de beskjeder og meldinger frivilligsentralen selv sender.

Erklæringer

Du kan sette opp erklæringer som brukere må akseptere ved førstegangs innlogging. Det er frivillig å sette opp Erklæringer. En erklæring er et dokument som du selv laster opp. Et eksempel på en slik erklæring kan være en taushetserklæring for frivillige.

For å opprette en erklæring trykk på Last opp erklæring.

Last opp filen du ønsker, skriv en beskrivelse og velg hvilke Roller som erklæringen skal være obligatorisk for. Du kan velge flere roller.

Slik ser det ut for en bruker som logger seg inn for første gang. Brukeren må akseptere erklæringen for å kunne fortsette.

Registreringsskjema behov

I FRIDA+ tilbys det et ferdig registreringsskjema som kan brukes for å melde inn behov for tjenester. Dette skjemaet kan lenkes til fra for eksempel en nettside.

Innholdet i registreringsskjemaet kan endres av frivilligsentralen. Dette gjelder informasjonsteksten, illustrasjon, interesseområder og opptil to egendefinerte samtykker.

Følg samme fremgangsmåte som i registreringsskjema frivillig.

Sikkerhet 2-trinn pålogging

I denne fanen kan du skru av og på 2-trinns pålogging for brukere. Du kan velge om 2-trinn pålogging skal kreves av alle, eller en eller flere bestemte roller.

Sjekkpunkter

I Sjekkpunkter kan du administere ulike kurs som kreves for ulike tjenestetyper. Når du oppretter en ny tjenestetyper, er det mulig å stille krav krav til gjennomført kurs. For eksempel kan du ønske at en-til-en må ha gjennomført grunnleggende kurs om demens.

Sjekkpunkter er bygget opp på en slik måte at det en Kurskategori inneholder ett eller flere Kurs. For å vise kursene til en Kurskategori må du først trykke på raden til kurskategorien. Tilhørende Kurs vil da vises i tabellen for kurs.

Legg til et nytt kurs

For å legge til et nytt Kurs, må du først opprette en Kurskategori. Trykk på Legg til rad og fyll ut Navn og Status.

Slett kurs

For å slette et kurs eller en kategori trykker du på valg-knappen til venstre på raden du ønsker å slette. Trykk på Slett rad og så på Lagre. For å slette en kategori er det viktig at du først sletter kategorien, og så kursene. Du ikke kan slette en kategori dersom den har registrert tilhørende kurs.

Fant du svaret?